När man pratar om kommunikation med olika människor så säger alla ”det där är ju självklarheter, det där vet ju alla”. Ändå är det så svårt att kommunicera just för att alla har sin egen uppfattning om hur man kommunicerar, och en underförstådd tro på att andra har samma inställning. Att vara tydlig innebär för en person att alltid säga precis vad man tycker, vilket hos mottagaren kan uppfattas som elakhet eller arrogans.

Sändare och mottagare
All kommunikation filtreras både hos sändaren och mottagaren, genom tidigare erfarenheter, uppfostran, kultur och utbildning. Dessutom kompliceras allt av det tillfälliga hälsotillståndet, dvs sömn, kost, fysisk aktivitet och social situation.

Kommunikation är inte bara det talade eller skrivna ordet, de representerar faktiskt mindre än 10% av vår totala kommunikation. Kommunikationen sker till största delen genom vårt kroppsspråk, ca 65%, och genom röstens tonläge och uttryck, resterande ca 25%. Det räcker alltså inte med att vårda språket för att underlätta att bli förstådd av andra, det är kanske ännu viktigare att fundera över budskapet som kroppen sänder ut – medvetet eller omedvetet.

Min båt eller vår båt
Som företagare är det oerhört viktigt att förstå de mekanismer som underlättar kommunikation, framförallt i kontakterna med anställda eftersom det i slutänden leder till bättre kontakt med kunder, leverantörer och myndigheter. En klok person liknade ansvaret för att leda ett företag med ansvarsfördelningen i en båt som ska föras framåt:
1) Det här är min båt – ni ska ro och jag bestämmer hur det ska gå till
2) Vi sitter alla i samma båt – vi ska framåt, men det är någon annans ansvar
3) Det är vår båt – tillsammans ser vi till att ta ut kursen och bestämma hur vi ska ta oss dit

Meningsfullt, begripligt och hanterbart
Den tredje liknelsen är det sätt som ger företaget bäst möjligheter att utvecklas i positiv riktning eftersom man då kan få alla anställda i företaget att använda alla sina resurser till att förbättra resultatet. Om alla anställda ser det som meningsfullt att satsa för fullt i arbetsgruppen och förstår varför, så blir kontrollen självreglerande. Om bara fyra personer i ett arbetslag på fem tar sitt ansvar så kommer de till slut att själva säga ifrån till den person som maskar och inte gör sin del. När det dessutom är begripligt för alla vad man ska göra genom tydliga roller och klar arbetsfördelning så förbättras möjligheterna för alla att utföra sin del i arbetet på bästa sätt. För att kunna hantera arbetsuppgifterna är det viktigt att alla har den kompetens som behövs på samtliga nivåer i företaget, samt en gemensam bild av hur arbetet ska gå till.

För att kommunikationen på en arbetsplats ska fungera behövs det kunskap, möjlighet att medverka och en vilja att förstå från båda sändaren och mottagaren.